Devis
Le module Devis permet de gérer les demandes de devis pour des équipements médicaux. Les administrateurs créent des devis pour évaluer les besoins des patients, et les clients peuvent demander des devis directement.Accéder au module
Cliquez sur Devis dans le menu latéral. Un badge dans le menu indique le nombre de devis En attente nécessitant une action.La liste des devis
Colonnes du tableau
| Colonne | Description | Visible |
|---|---|---|
| Prescripteur / Aidant | Nom du client | Admin/Commercial |
| Demande | Description du devis (texte tronqué) | Tous |
| Date | Date de création | Tous |
| Statut | État du devis | Tous |
Filtres disponibles
| Filtre | Type | Disponible pour | Description |
|---|---|---|---|
| Prescripteur / Aidant | Dropdown | Admin/Commercial | Filtrer par client |
| Statut | Dropdown multi-sélection | Tous | En attente, Accepté, etc. |
| Du | Date | Tous | Date de début |
| Au | Date | Tous | Date de fin |
Pagination
Le tableau affiche 15 devis par page avec pagination basée sur l’URL pour permettre de partager ou bookmarker une page.Statuts des devis
Chaque devis passe par un cycle de vie défini par quatre statuts distincts.En attente
Affichage : Badge ambre/orange Le devis est en cours d’évaluation par l’équipe administrative. C’est le statut par défaut lors de la création. Caractéristiques :- État initial de tout nouveau devis
- Visible dans le badge de notification
- Le client attend une réponse
- L’administrateur doit examiner et valider
Accepté
Affichage : Badge vert Le devis a été entièrement approuvé. Tous les équipements demandés seront fournis. Caractéristiques :- État terminal pour une approbation complète
- Le client reçoit une notification
- Peut servir de base pour créer une commande
Partiellement accepté
Affichage : Badge bleu Une partie du devis a été approuvée. Certains équipements seront fournis, d’autres restent en discussion. Caractéristiques :- État final avec accord partiel
- Le client reçoit une notification avec explication
- Permet des suivis ultérieurs pour les articles refusés
Refusé
Affichage : Badge gris Le devis a été décliné. Aucun des équipements demandés ne sera fourni. Caractéristiques :- État terminal pour un refus complet
- Le client reçoit une notification
- Peut être accompagné d’une explication ou suggestion alternative
Créer un devis
Création par un administrateur/commercial
Saisir la description
Décrivez la demande de devis en détail (1000 caractères maximum).Exemples :
- “Demande de fauteuil roulant électrique pour mobilité réduite”
- “Évaluation de nécessité de lits médicalisés suite à hospitalisation”
Ajouter des fichiers (optionnel)
Joignez des documents pertinents :
- Ordonnances médicales
- Documents techniques
- Photos, certificats
Création par un client
Les clients peuvent soumettre directement une demande de devis :Les clients ne peuvent pas ajouter de fichiers lors de la création. Les administrateurs peuvent ajouter des fichiers depuis la fiche détaillée.
Gestion des pièces jointes
Ajouter des fichiers
Structure des fichiers
Chaque fichier joint contient :- Nom : Nom du fichier original
- URL : Lien de téléchargement direct
- Taille : Taille du fichier
- Type : Type de fichier
Supprimer des fichiers
Cliquez sur l’icône de suppression à côté du fichier pour le retirer. Cette action est immédiate et irréversible.Détails d’un devis
Vue client (en lecture seule)
Les clients voient :- Statut actuel
- Description du devis
- Réponse de l’administrateur (si fournie)
- Liste des fichiers (liens de téléchargement)
Vue administrateur (éditable)
Les administrateurs et commerciaux voient et peuvent modifier :| Champ | Type | Éditable |
|---|---|---|
| Client | Dropdown | Non (défini à la création) |
| Statut | Dropdown | Oui |
| Description | Texte | Oui |
| Réponse admin | Texte long | Oui |
| Pièces jointes | Fichiers | Oui (ajouter/retirer) |
Modifier un devis
Changer le statut
Ajouter une réponse (recommandé)
Saisissez une explication dans le champ Réponse admin :
- Pour Accepté : “Nous pouvons fournir tous les articles demandés.”
- Pour Partiellement accepté : “Nous disposons du fauteuil roulant mais pas du lit médicalisé.”
- Pour Refusé : “Nous ne proposons pas ce type d’équipement.”
Ajouter une réponse détaillée
Le champ Réponse admin permet une explication complète du devis. C’est l’occasion d’expliquer :- Les délais de livraison
- Les alternatives proposées
- Les conditions de financement
- Les modalités de maintenance
Notifications
Les notifications sont envoyées automatiquement lors des changements de statut :Déclencheurs de notification
| Action | Destinataire | |
|---|---|---|
| Client crée → Administrateur reçoit | Admin/Commercial | Oui |
| Admin crée pour client | Client | Si activé |
| Statut change | Client | Si activé |
| Admin ajoute réponse/fichier | Client | Si activé |
Contenu des notifications par statut
Accepté
Notification : “Votre demande de devis a été acceptée.” Email : Si activé dans ConfigurationPartiellement accepté
Notification : “Votre demande de devis a été partiellement acceptée.” Email : Si activé dans ConfigurationEn attente
Notification : “Votre demande de devis est en attente de traitement.” Email : Si activé dans ConfigurationRefusé
Notification : “Votre demande de devis a été refusée.” Email : Si activé dans ConfigurationLes préférences d’email sont configurables par client dans la section Configuration > Paramètres client.
Workflows courants
Devis → Commande
Suivi client
Recherche et tri
Filtrer par période
Utilisez les filtres Du et Au pour afficher les devis d’une plage de dates :- Du : Date de début (incluse)
- Au : Date de fin (incluse)
Filtrer par statut
Sélectionnez plusieurs statuts simultanément avec le dropdown Statut. Les devis correspondant à l’un des statuts sélectionnés s’affichent.Combiner les filtres
Tous les filtres se combinent (tous doivent être vrais) : Exemple : “Prescripteur = Pharmacie Martin” ET “Statut = En attente” ET “Période = Janvier 2025”Badge de notification
Un badge rouge dans le menu latéral indique le nombre de devis En attente. Cliquez sur le badge pour filtrer automatiquement et afficher uniquement les devis en attente de traitement.Accès aux devis
Administrateurs et commerciaux
- Voir tous les devis de leur entreprise
- Créer, modifier et supprimer des devis
- Ajouter/retirer des fichiers
- Changer les statuts
Clients
- Voir uniquement leurs propres devis
- Créer des demandes de devis
- Consulter les réponses de l’administrateur
- Télécharger les fichiers
Prescripteurs et aidants
- Voir les devis des clients qu’ils gèrent
- Créer des devis pour leurs clients
- Modifier et suivre les devis
Conseils pratiques
Structurer une bonne demande de devis
Structurer une bonne demande de devis
Soyez précis dans la description :
- Indiquez le diagnostic ou la pathologie si pertinent
- Listez les caractéristiques spéciales requises
- Mentionnez les délais si importants
- Joignez tous les documents médicaux pertinents
Répondre aux demandes de devis
Répondre aux demandes de devis
Utilisez le champ Réponse admin pour expliquer :
- Pourquoi certains articles ne sont pas disponibles
- Les alternatives proposées
- Les délais de livraison
- Les conditions de financement possibles
Joindre les bons fichiers
Joindre les bons fichiers
Pour les devis médicaux, joignez :
- Ordonnances ou prescriptions
- Certificat médical
- Photos de l’environnement (si pertinent)
- Devis d’autres fournisseurs (pour comparaison)
Créer une commande basée sur un devis accepté
Créer une commande basée sur un devis accepté
Une fois un devis accepté, reprenez les informations pour créer une commande. Les clients peuvent aussi dupliquer des commandes précédentes depuis le module Commandes.
Limitations et considérations
Chaque fichier ne doit pas dépasser 10 MB.