Statuts des commandes
Chaque commande suit un cycle de vie défini par cinq statuts distincts. Comprendre ces statuts est essentiel pour gérer efficacement les commandes.Les 5 statuts
Nouvelle
Affichage : Badge rouge La commande vient d’être créée et n’a pas encore été traitée. Elle est en attente de prise en charge par l’équipe administrative ou commerciale. Caractéristiques :- État initial de toute nouvelle commande
- Un badge dans le menu latéral indique le nombre de commandes en cet état
- Les administrateurs et commerciaux reçoivent une notification
- Peut devenir : En préparation, Annulée
En préparation
Affichage : Badge bleu La commande est prise en charge par l’équipe et en cours de préparation pour la livraison. Les articles sont réservés et préparés pour l’expédition. Caractéristiques :- La commande est en cours de traitement
- Le stock des articles commence à être décrémenté
- Peut devenir : Livrée, En reliquat, Annulée
Livrée
Affichage : Badge vert La commande a été entièrement livrée au patient. C’est l’état final pour une commande traitée avec succès et complète. Caractéristiques :- Statut terminal : la commande est considérée comme clôturée
- Tous les articles ont été livrés
- Peut devenir : Aucun (sauf exception d’annulation rétroactive)
En reliquat
Affichage : Badge ambre/orange Certains articles de la commande ne sont pas disponibles immédiatement et seront livrés ultérieurement. La commande est partiellement traitée. Caractéristiques :- Résultat d’une division de commande (articles indisponibles)
- Les articles disponibles ont été livrés dans une commande séparée
- La livraison finale reste en attente de réapprovisionnement
- Peut devenir : Livrée (après réception du stock), Annulée
Annulée
Affichage : Badge gris La commande a été annulée et ne sera pas traitée. C’est un état définitif et irréversible. Caractéristiques :- État terminal : aucune modification n’est possible après annulation
- Peut survenir à n’importe quel stade du cycle
- Les stocks réservés sont libérés
- Le client reçoit une notification d’annulation
- Peut devenir : Aucun (état définitif)
Matrice de transition des statuts
| De | Vers | Qui peut | Condition |
|---|---|---|---|
| Nouvelle | En préparation | Admin/Commercial | Toujours possible |
| Nouvelle | Annulée | Admin/Commercial | Toujours possible |
| En préparation | Livrée | Admin/Commercial | Articles prêts |
| En préparation | En reliquat | Admin/Commercial | Via scission |
| En préparation | Annulée | Admin/Commercial | Toujours possible |
| En reliquat | Livrée | Admin/Commercial | Stock reçu |
| En reliquat | Annulée | Admin/Commercial | Toujours possible |
| Livrée | Aucun | - | État terminal |
| Annulée | Aucun | - | État terminal |
Modification du statut
Qui peut modifier ?
- Administrateurs : Peuvent changer le statut de n’importe quelle commande
- Commerciaux : Peuvent changer le statut de leurs commandes
- Clients : Lecture seule - voient uniquement les statuts
Comment modifier le statut ?
Sélectionner une commande
Cliquez sur la ligne de la commande ou sur son menu d’actions (trois points).
Affichage pour les clients
Les clients voient les statuts affichés en lecture seule. Ils ne peuvent pas modifier le statut eux-mêmes.Synchronisation automatique avec logiciel externe
Si votre entreprise a un contrat de synchronisation avec un logiciel externe :Statut auto-géré par le logiciel externe
Lorsque la synchronisation automatique des statuts est activée :- Le statut affiche un badge Auto supplémentaire
- Vous ne pouvez pas modifier manuellement le statut
- Le statut est mis à jour automatiquement depuis le logiciel lors de chaque synchronisation
- La colonne CRM Externe indique le statut de synchronisation
Modifier un statut bloqué
Pour revenir à la gestion manuelle des statuts :- Rendez-vous dans Configuration > Paramètres CRM
- Désactivez Synchronisation auto des statuts
- Relancez la synchronisation depuis la liste des commandes
Scission et changement de statut
Lorsque vous divisez une commande en deux :- Commande 1 (articles disponibles) : statut = En préparation
- Commande 2 (articles indisponibles) : statut = En reliquat
Notifications liées aux changements de statut
Le client reçoit automatiquement des notifications lors de certains changements :| Changement | Notification | |
|---|---|---|
| Nouvelle → En préparation | Oui | Si activé |
| En préparation → Livrée | Oui | Si activé |
| Quelconque → Annulée | Oui | Si activé |
| En reliquat → Livrée | Oui | Si activé |
Conseils pratiques
Quand utiliser 'En reliquat' ?
Quand utiliser 'En reliquat' ?
Utilisez ce statut lorsque vous ne pouvez pas livrer tous les articles immédiatement. Divisez la commande en deux et marquez la deuxième comme “En reliquat”. C’est plus clair qu’une notification textuelle.
Peut-on annuler une commande livrée ?
Peut-on annuler une commande livrée ?
Non, une commande “Livrée” ne peut pas être annulée (c’est un état terminal). Si une erreur s’est produite, contactez un administrateur pour une correction manuelle.
Affichage du statut pour les clients
Affichage du statut pour les clients
Les clients voient un badge de statut en couleur sur leur liste de commandes. Ils ne peuvent pas modifier ce statut eux-mêmes, mais peuvent contacter votre support pour demander un changement.
Synchronisation et conflits
Synchronisation et conflits
Si la synchronisation auto est activée et que vous modifiez un statut localement, celui-ci sera écrasé par le logiciel externe lors de la prochaine synchronisation. Évitez les modifications parallèles dans les deux systèmes.